Yhteystiedot ja asiointi

Palaute virtuaalivirkamiehelle

Sammandrag

Utredarens uppgift var att ta reda på bruket och behovet av lokaler för arkivverket fram till 2025 och bedöma behovet av ett centralarkiv och dess eventuella inverkan på arkivverkets resurser och verksamhet.
Utredaren skulle särskilt

• ta reda på behovet av lokaler för arkivverket fram till 2025 och beakta de kommande förändringarna i omvärlden inklusive alternativet att arkivverket tar hand om förvaringen av kommunsektorns material mot betalning;
• utarbeta ett förslag till totalplan för åtgärderna samt kostnaderna fram till 2025; samt
• om utredaren drog slutsatsen att centralarkivet behövs
  – föreslå centralarkivets placeringsort och göra kostnadskalkyler
  – föreslå centralarkivets finansieringsmodell.

Utredaren skulle ta hänsyn till förändringarna i omvärlden med avseende på den offentliga förvaltningen och servicestrukturen, fusionerna samt indragningarna inom statsförvaltningens ämbetsverk och institutioner, bolagiseringen och regionaliseringen samt statsförvaltningens handlingar från tillväxtåren 1960–70-talen som är aktuella att flyttas under kommande decennier. Utredaren skulle också ta hänsyn till de tekniska utmaningarna och möjligheterna inom datakommunikationen.

Utredarens förslag vilade på antagandet att de statliga myndigheterna övergår till elektronisk arkivering senast vid utgången av 2015 och att en betydande del av de handlingar i pappersformat som samlats hos myndigheterna när vi närmar oss 2050-talet och som måste förvaras bestående digitaliseras och förvaras endast i digital form. Utredaren föreslår att några landsarkiv byter namn samt sammanslås medan de nuvarande orternas kontor kvarstår. Han föreslår också att användningen av lokalerna effektiviseras bl.a. genom ett system för lokal- och hylladministration och att landsarkivens fria utrymmen utnyttjas. Cyklerna för överföringen av handlingar till arkivverket föreslås vara 40 år. Utredaren anser att arkivverket inte i större skala bör utvidga verksamheten att förvara materialet från kommunsektorn.

Utredaren har kartlagt tre alternativa lösningar av behovet av tilläggslokaler: 1) en utvidgning av nuvarande kontor på existerande och nya tomter, 2) ett regionalt centralarkiv byggs, 3) handlingar i pappersformat från åren 1971–2015 som ska bevaras permanent massdigitaliseras och originalen förstörs, vilket avskaffar behovet av tilläggsbyggande. Utredaren föreslår att alternativet ett centralarkiv byggs genomförs. Lokalerna skulle hyras av staden S:t Michel från och med 2020.